Prozessmanagement als ein elementarer Schritt im Weiterentwicklungsprozess der Universitätsbibliothek Salzburg (UBS): Schritte zu einem Qualitätsmanagement: Einblick und Ausblick
Process Management as fundamental step in the development process of the University Library of Salzburg (UBS): Towards a quality management: insight and outlook
- (Folien von Dr. Schachl-Raber unter dem Link: http://prezi.com/u34zursatuxe/weiterentwicklungsprozess/) Anlässe gab es einige: Historisch gewachsene Arbeitsprozesse in der UBS riefen durch neue bibliothekarische Handlungsfelder und Herausforderungen, bauliche Veränderungen, besonders durch die rasante E-Medienentwicklung nach "Reaktion und Aktion“ seitens des Organisation. Manch Gewachsenes, Liebgewordenes, Gewohntes stellt(e) sich in Frage. Eine Aktualisierung des Organigramms, Finden von aktuellen Leitlinien für unser Handeln und unsere Arbeitsprozesse gehen einher mit einem erneuerten/neu zu findenden Selbstverständnis. Dies führte 2011 zum Start eines gemeinsamen Weiterentwicklungsprozesses der UBS. Wie ein solcher Weg gegangen werden kann, bedurfte eines genauen Hinsehens: Durchforstet man die entsprechende Literatur zur Unternehmensplanung, zum strategischen Management steht man vor der Entscheidung: TOP down oder Bottom up. Die UBS entwickelte ein "verzahntes Miteinander“ unter externer Begleitung für den Gesamtprozeß und in entscheidenden Phasen. Nach einem "Großgruppentag“ wurden brennende Themen formuliert wie z.B. der Bedarf einer Dokumentation aller Arbeitsprozesse. Aufgrund des großen Interesses wurde u.a. für die Dokumentation der formalen Medienbearbeitung eine entsprechende Projektgruppe eingesetzt. Der Projektauftrag lautet, mit dem Instrumentarium des Prozessmanagements eine Ist-Analyse aller entsprechenden Arbeitsabläufe zu erheben, darzustellen und herauszufiltern, ob und, wenn ja, wo Änderungsbedarf besteht und entsprechende Vorschläge zu erarbeiten. Wie dieser Prozeß konkret abläuft, sich aktiv an der Prozessanalyse zu beteiligen, kurz wie Prozessmanagement ablaufen kann, wird skizziert werden. Einblick in den Gesamtprozess und die bisherigen Wegstationen, auch der praktischen Projektgruppenarbeit im Rahmen des Prozessmanagements stellen die zwei miteinander verbundenen Abschnitte dieses Beitrages dar.
- (Presentation from Dr. Schachl-Raber: http://prezi.com/u34zursatuxe/weiterentwicklungsprozess/) There were several causes that called for “action and reaction” in the organization of our library’s work processes: new fields of action and new challenges for libraries, edificial transformations, and especially the swift development in the realm of e-media. Habits - some of them much-loved - that had developed over time were put into question. An update of our organigram as well as the development of up-to-date guidelines for our actions and work processes went hand in hand with a renewed/newly developed self-concept. This led to the start of a development process at the University Library of Salzburg in 2011. But how to start this venture? Specialist literature on corporate planning and strategic management offered two options: top down or bottom up. The UBS developed an “interlocked cooperation” accompanied by external supervision for the whole process and critical phases. After a meeting of the whole team, the most urgent matters were formulated, for example the need for a documentation of all work processes. Amongst other topics, there was a vital interest in the documentation of formal media processing, and a corresponding project group was installed. The mission of the project is to analyze and depict the current state of the whole operational procedure with the help of process management, and to find out if, and if yes where there is a need for change. Consequently, suggestions for improvements are developed. The paper will outline how process management can take place. It will give an insight into the whole process and the stages passed so far as well as the practical work of the project groups.
